A nessuno piace scoprire a cose fatte di essere stato registrato. Tutti, o quasi, accettano di esserlo quando glielo si chiede con semplicità. Tra le due cose c’è solo una frase, detta al momento giusto.
Questa guida non è un parere legale. Le regole cambiano da un paese all’altro e a seconda che tu agisca come privato o come professionista: per un caso specifico, rivolgiti a un legale.
Perché dirlo, sempre
Perché è il minimo. Il tuo cliente ti parla della sua azienda, dei suoi dubbi, a volte dei suoi numeri. Ha il diritto di sapere che le sue parole vengono conservate.
Perché ne dipende la relazione. Una registrazione scoperta a cose fatte distrugge una fiducia che nessuna spiegazione ripara. Una registrazione annunciata non disturba quasi nessuno.
Perché le norme vanno in questa direzione. Senza entrare nei dettagli:
- in Europa, il regolamento generale sulla protezione dei dati chiama dato personale qualsiasi informazione riguardante una persona identificabile. La CNIL, l’autorità francese per la protezione dei dati, precisa che una persona può essere identificata dalla sua voce o dalla sua immagine;
- un’organizzazione che tratta dati personali deve dire alle persone interessate chi è e che cosa intende farne, ricorda la Commissione europea;
- per le chiamate telefoniche registrate da un’organizzazione, la CNIL scrive che ogni interlocutore deve essere informato al momento della chiamata: dello scopo, dei destinatari, del suo diritto di opporsi e di accedere alla registrazione;
- in Francia, l’articolo 226-1 del Codice penale punisce con un anno di reclusione e 45.000 euro di multa il fatto di ledere volontariamente l’intimità della vita privata altrui registrando, senza il consenso di chi le ha pronunciate, parole dette a titolo privato o riservato. Lo stesso articolo presume questo consenso quando la registrazione avviene sotto gli occhi degli interessati e con la loro consapevolezza, senza che si siano opposti pur potendolo fare.
Quest’ultimo testo non dice che ogni call registrata è un reato. Dice dove si trova il limite, e da che parte ti mette il fatto di aver avvisato.
Quando la piattaforma avvisa, e quando no
Le tre grandi piattaforme di videochiamata segnalano le proprie registrazioni.
| Piattaforma | Che cosa vedono i partecipanti |
|---|---|
| Google Meet | una notifica quando la registrazione comincia e quando si ferma |
| Zoom | un messaggio sullo schermo, che ognuno accetta per restare o rifiuta lasciando la call |
| Microsoft Teams | una notifica non appena la registrazione parte |
È quello che scrivono Google, Zoom e Microsoft nelle loro pagine di assistenza. Microsoft aggiunge che, a seconda della regione, può servire l’autorizzazione di ciascuno prima di registrarlo.
Queste notifiche riguardano solo il registratore della piattaforma. Uno strumento esterno, che sia un’estensione del browser, un software di cattura dello schermo o un registratore appoggiato sulla scrivania, non ne fa scattare nessuna.
In questo caso nessuno avvisa al posto tuo. È una ragione in più per dirlo, non una ragione per farne a meno: l’assenza di un avviso sullo schermo non vale come accordo.
Le quattro cose da dire
Un annuncio completo sta in quattro informazioni.
- Che stai registrando. Senza giri di parole: «registro questa call».
- Perché. Per tenerne traccia, per ricavarne dei video, per formarti.
- Chi vi avrà accesso, e che cosa ne farai. Solo tu, il tuo team, oppure un pubblico se ne pubblichi delle clip.
- Che la persona può dire di no. E che questo non cambia niente per il resto della call.
L’autorità britannica per la protezione dei dati, l’ICO, lo riassume così nei suoi consigli alle piccole organizzazioni: prima di registrare, di’ alle persone perché registri, che cosa ne farai e per quanto tempo conserverai la registrazione.
Il momento giusto: due volte, non una
Nell’invito. Una riga scritta lascia il tempo di pensarci e di rifiutare senza imbarazzo. «Registro le mie call di consulenza per ricavarne brevi video delle mie risposte. Dimmi se preferisci che non lo faccia.»
All’inizio della call, a voce, prima di avviare la registrazione. Non dopo cinque minuti, non «ah, comunque sto registrando». Fai la domanda, aspetti la risposta, poi registri.
Se qualcuno entra nella call a metà, ricomincia per lui.
Le frasi, a seconda della situazione
Con un cliente che conosci. «Prima di cominciare: registro le nostre call per ricavarne brevi video in cui rispondo a domande generali. Non ti si vede e non ti si sente. Per oggi ti va bene?»
Con un potenziale cliente, alla prima call. «Registro le mie call conoscitive, solo per riutilizzare le mie spiegazioni. Niente di quello che mi dici viene pubblicato. Se preferisci che non registri, dimmelo: non cambia niente.»
In una sessione di coaching. «Mi piacerebbe registrare questa sessione. Ne terrei solo i passaggi in cui parlo di metodo, mai della tua situazione. Puoi rifiutare, adesso o più tardi.»
Davanti a un gruppo. «Questa sessione viene registrata. Ne pubblicherò delle clip in cui mi si vede rispondere. Se fate una domanda, la vostra immagine sarà sfocata e la vostra voce modificata. Se preferite non comparire affatto, spegnete la videocamera e scrivete le vostre domande.»
Con un ospite di cui vuoi pubblicare le parole. «Registro questa conversazione per pubblicarne delle clip, in cui comparirai. Ti manderò ogni clip prima di metterla online, e potrai rifiutarne alcune.»
Se qualcuno esita o rifiuta
Non insistere, e non registrare. Un accordo ottenuto a forza di argomenti non è un accordo.
Puoi invece proporre quello che spesso scioglie l’esitazione:
- tenere solo le tue risposte;
- sfocare la persona e modificarne la voce in tutto quello che verrebbe pubblicato;
- mostrarle ogni clip prima della pubblicazione;
- fermare la registrazione in qualsiasi momento, a semplice richiesta.
E se la risposta resta no, fai la call normalmente. Ne avrai altre.
Registrare non è pubblicare
È la confusione più frequente. Un accordo a essere registrati non è un accordo a essere pubblicati.
Due passaggi, due accordi:
- il primo, prima della call, per registrare;
- il secondo, prima di mettere online, per ogni clip che mostra la persona, la fa sentire o la cita. Preferibilmente per iscritto, e dopo che ha visto la clip.
Quello che dici tu, su un tema generale, senza rivelare niente del tuo interlocutore, è ciò che si pubblica più facilmente. È anche ciò che fa le clip migliori: leggi Scegliere le clip video. Per i coach, il cui mestiere si regge sulla riservatezza, abbiamo scritto una guida a parte.
Tieni una traccia
Un accordo a voce esiste, e non si può dimostrare. Tre abitudini semplici:
- la riga nell’invito, che resta tra i messaggi inviati;
- la domanda fatta a voce una volta avviata la registrazione, perché vi compaia anche la risposta;
- un’email per ogni accordo di pubblicazione, con la clip in questione.
Che cosa fa Dailies, e che cosa lascia a te
Dailies è un’estensione per Chrome, con l’interfaccia in francese, che registra le call che fai su Google Meet, Microsoft Teams o Zoom, in francese o in inglese, e ne ricava short verticali sottotitolati. Registra dal tuo browser, e non con il registratore della piattaforma: avvisare i tuoi ospiti spetta quindi a te.
- Un interruttore sfoca i tuoi ospiti e ne camuffa la voce nei tuoi short.
- Niente si pubblica da solo. Scarichi gli short che scegli, e li metti online tu.
- Le tue registrazioni non addestrano nessun modello, né il nostro né quello di altri.
In sintesi
- Dillo sempre, prima di registrare, e aspetta una risposta chiara.
- Quattro informazioni: stai registrando, perché, per chi, e si può rifiutare.
- Il registratore di una piattaforma avvisa i partecipanti; uno strumento esterno non lo fa al posto tuo.
- Registrare non è pubblicare: serve un secondo accordo per tutto quello che mostra o cita la persona.
- Tieni una traccia scritta.
Fonti
- Unione europea, regolamento (UE) 2016/679, articolo 4.
- CNIL, definizione di dato personale e registrazione delle conversazioni telefoniche.
- Commissione europea, principi del GDPR.
- Légifrance, Codice penale francese, articolo 226-1, versione in vigore dal 23 marzo 2024.
- Information Commissioner’s Office (Regno Unito), consigli alle piccole organizzazioni.
- Pagine di assistenza di Google Meet, Zoom e Microsoft Teams, lette il 1º ottobre 2026.