Niemand ontdekt graag achteraf dat hij is opgenomen. Bijna iedereen vindt het goed als je het gewoon vraagt. Tussen die twee zit maar één zin, gezegd op het juiste moment.
Deze gids is geen juridisch advies. De regels verschillen van land tot land, en naargelang je als particulier of als professional handelt: raadpleeg voor een concreet geval een jurist.
Waarom je het altijd zegt
Omdat het het minste is wat je kunt doen. Je klant vertelt je over zijn bedrijf, over zijn twijfels, soms over zijn cijfers. Hij heeft het recht te weten dat zijn woorden worden bewaard.
Omdat de relatie ervan afhangt. Een opname die iemand achteraf ontdekt, vernietigt een vertrouwen dat geen enkele uitleg herstelt. Een opname die je aankondigt, stoort bijna niemand.
Omdat de teksten in die richting wijzen. Zonder in detail te treden:
- in Europa noemt de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) elke informatie over een identificeerbare persoon een persoonsgegeven. De CNIL, de Franse gegevensbeschermingsautoriteit, verduidelijkt dat een persoon kan worden geïdentificeerd aan zijn stem of zijn beeld;
- een organisatie die persoonsgegevens verwerkt, moet de betrokken personen zeggen wie ze is en wat ze ermee van plan is: daar herinnert de Europese Commissie aan;
- voor telefoongesprekken die een organisatie opneemt, schrijft de CNIL dat elke gesprekspartner moet worden geïnformeerd op het moment van het gesprek: over het doel, over de ontvangers, over zijn recht om zich ertegen te verzetten en over zijn recht op toegang tot de opname;
- in Frankrijk bestraft artikel 226-1 van het strafwetboek (Code pénal) met een jaar gevangenisstraf en 45.000 euro boete wie opzettelijk inbreuk maakt op de intimiteit van andermans privéleven door, zonder de toestemming van wie ze uitsprak, woorden op te nemen die privé of vertrouwelijk zijn uitgesproken. Hetzelfde artikel vermoedt die toestemming wanneer de opname gebeurt in het zicht en met medeweten van de betrokkenen, zonder dat ze zich ertegen verzetten terwijl ze dat konden.
Die laatste tekst zegt niet dat elke opgenomen call een misdrijf is. Hij zegt waar de grens ligt, en aan welke kant je staat als je het vooraf hebt gezegd.
Wanneer het platform het meldt, en wanneer niet
De drie grote platforms voor videocalls melden hun eigen opnames.
| Platform | Wat de deelnemers zien |
|---|---|
| Google Meet | een melding wanneer de opname begint en wanneer ze stopt |
| Zoom | een bericht op het scherm, dat iedereen aanvaardt om te blijven of weigert door de call te verlaten |
| Microsoft Teams | een melding zodra de opname start |
Dat schrijven Google, Zoom en Microsoft in hun helppagina’s. Microsoft voegt eraan toe dat je, afhankelijk van de regio, ieders akkoord nodig kunt hebben voordat je opneemt.
Die meldingen gelden alleen voor de recorder van het platform. Een tool van buiten het platform, of het nu een browserextensie is, software voor schermopnames of een recorder die op je bureau ligt, zet er geen enkele in gang.
In dat geval zegt niemand het in jouw plaats. Dat is een reden te meer om het te zeggen, geen reden om het te laten: dat er geen melding verschijnt, is geen akkoord.
De vier dingen die je zegt
Een volledige aankondiging bestaat uit vier gegevens.
- Dat je opneemt. Zonder omwegen: ‘ik neem deze call op’.
- Waarom. Om het gesprek te bewaren, om er video’s van te maken, om ervan te leren.
- Wie er toegang toe heeft, en wat je ermee doet. Alleen jij, je team, of een publiek als je fragmenten post.
- Dat de persoon nee mag zeggen. En dat dat niets verandert aan de rest van de call.
De Britse gegevensbeschermingsautoriteit, de ICO, vat het zo samen in haar advies voor kleine organisaties: zeg mensen, voordat je opneemt, waarom je opneemt, wat je ermee doet en hoelang je de opname bewaart.
Het juiste moment: liever twee keer dan één keer
In de uitnodiging. Een geschreven regel geeft de tijd om na te denken en om zonder gêne te weigeren. ‘Ik neem mijn adviescalls op om korte video’s van mijn antwoorden te maken. Laat het me weten als je liever hebt dat ik dat niet doe.’
Aan het begin van de call, hardop, voordat je de opname start. Niet na vijf minuten, niet ‘o ja, het neemt op trouwens’. Je stelt de vraag, je wacht op het antwoord, en dan neem je op.
Komt iemand er tijdens de call bij, begin dan opnieuw voor hem.
De zinnen, per situatie
Met een klant die je kent. ‘Voordat we beginnen: ik neem onze calls op om er korte video’s van te maken waarin ik algemene vragen beantwoord. Jij bent er niet in te zien en niet in te horen. Is dat goed voor jou, vandaag?’
Met een prospect, in de eerste call. ‘Ik neem mijn kennismakingsgesprekken op, alleen om mijn eigen uitleg opnieuw te gebruiken. Niets van wat jij me vertelt, wordt gepost. Heb je liever dat ik niet opneem, zeg het dan gerust: dat verandert niets.’
In een coachingsessie. ‘Ik zou deze sessie graag opnemen. Ik zou er alleen fragmenten van bewaren waarin ik het over de methode heb, nooit over jouw situatie. Je mag weigeren, nu of later.’
Voor een groep. ‘Deze sessie wordt opgenomen. Ik ga er fragmenten van posten waarin je mij ziet antwoorden. Als je een vraag stelt, wordt je beeld vervaagd en je stem vervormd. Wil je liever helemaal niet in beeld komen, zet dan je camera uit en typ je vragen.’
Met een gast van wie je de uitspraken wilt posten. ‘Ik neem dit gesprek op om er fragmenten van te posten waarin jij te zien bent. Ik stuur je elk fragment voordat ik het online zet, en je mag er fragmenten van weigeren.’
Als iemand aarzelt of weigert
Dring niet aan, en neem niet op. Een akkoord dat je met veel argumenten hebt losgekregen, is geen akkoord.
Je kunt wel voorstellen wat de aarzeling vaak wegneemt:
- alleen je eigen antwoorden bewaren;
- de persoon vervagen en zijn stem vervormen in alles wat zou worden gepost;
- hem elk fragment laten zien voordat het wordt gepost;
- de opname op elk moment stoppen, op eenvoudig verzoek.
En blijft het antwoord nee, voer de call dan gewoon. Er komen er nog andere.
Opnemen is niet posten
Dat is de verwarring die het vaakst voorkomt. Akkoord zijn om opgenomen te worden is niet akkoord zijn om gepost te worden.
Twee stappen, twee keer akkoord:
- de eerste keer, vóór de call, om op te nemen;
- de tweede keer, vóór het online zetten, voor elk fragment dat de persoon laat zien, laat horen of citeert. Bij voorkeur schriftelijk, en nadat hij het fragment heeft gezien.
Wat je zelf zegt, over een algemeen onderwerp, zonder iets over je gesprekspartner prijs te geven, post je het eenvoudigst. Het levert ook de beste fragmenten op: zie Videoclips kiezen. Voor coaches, van wie het vak op vertrouwelijkheid rust, hebben we een aparte gids geschreven.
Leg het akkoord vast
Een mondeling akkoord bestaat, en je kunt het niet bewijzen. Drie eenvoudige gewoontes:
- de regel in de uitnodiging, die in je verzonden berichten blijft staan;
- de vraag die je hardop stelt zodra de opname loopt, zodat ook het antwoord erop staat;
- een e-mail voor elk akkoord om te posten, met het fragment waarover het gaat.
Wat Dailies doet, en wat het aan jou laat
Dailies is een Chrome-extensie die de calls opneemt die je voert in Google Meet, Microsoft Teams of Zoom, in het Frans of in het Engels, en er ondertitelde verticale shorts uit haalt. De interface van de extensie is in het Frans. Ze neemt op vanuit je browser, en niet met de recorder van het platform: het is dus aan jou om het je gasten te zeggen.
- Eén schakelaar vervaagt je gasten en vervormt hun stem in je shorts.
- Niets wordt vanzelf gepost. Je downloadt de shorts die je kiest, en je zet ze zelf online.
- Je opnames trainen geen enkel model, niet het onze en niet dat van een ander.
In het kort
- Zeg het altijd, voordat je opneemt, en wacht op een duidelijk antwoord.
- Vier gegevens: je neemt op, waarom, voor wie, en weigeren mag.
- De recorder van een platform meldt het aan de deelnemers; een tool van buiten het platform doet dat niet in jouw plaats.
- Opnemen is niet posten: je hebt een tweede akkoord nodig voor alles wat de persoon laat zien of citeert.
- Leg het schriftelijk vast.
Bronnen
- Europese Unie, verordening (EU) 2016/679, artikel 4.
- CNIL, definitie van een persoonsgegeven en opname van telefoongesprekken.
- Europese Commissie, beginselen van de AVG.
- Légifrance, Code pénal, artikel 226-1, versie van kracht sinds 23 maart 2024.
- Information Commissioner’s Office (Verenigd Koninkrijk), advies voor kleine organisaties.
- Helppagina’s van Google Meet, Zoom en Microsoft Teams, gelezen op 1 oktober 2026.