Grabar una videollamada: cómo avisar a tus invitados

A nadie le gusta descubrir después que lo han grabado. Todo el mundo, o casi, acepta que lo graben cuando se le pide con sencillez. Entre una cosa y otra solo hay una frase, dicha en el momento adecuado.

Esta guía no es asesoramiento jurídico. Las normas cambian de un país a otro y según actúes como particular o como profesional: para un caso concreto, consulta a un jurista.

Por qué decirlo, siempre

Porque es lo mínimo. Tu cliente te habla de su empresa, de sus dudas, a veces de sus cifras. Tiene derecho a saber que sus palabras se conservan.

Porque la relación depende de ello. Una grabación descubierta después destruye una confianza que ninguna explicación repara. Una grabación anunciada no molesta a casi nadie.

Porque los textos van en ese sentido. Sin entrar en detalles:

• en Europa, el Reglamento General de Protección de Datos llama dato personal a toda información sobre una persona identificable. La CNIL, la autoridad francesa de protección de datos, precisa que una persona puede ser identificada por su voz o su imagen;
• una organización que trata datos personales debe decir a las personas afectadas quién es y qué piensa hacer con ellos, recuerda la Comisión Europea;
• para las llamadas telefónicas grabadas por un organismo, la CNIL escribe que cada interlocutor debe ser informado en el momento de la llamada: de la finalidad, de los destinatarios, de su derecho a oponerse y a acceder a la grabación;
• en Francia, el artículo 226-1 del Código Penal castiga con un año de prisión y 45.000 euros de multa el hecho de atentar voluntariamente contra la intimidad de la vida privada de otra persona grabando, sin el consentimiento de su autor, palabras pronunciadas a título privado o confidencial. El mismo artículo presume ese consentimiento cuando la grabación se hace a la vista y con conocimiento de los interesados, sin que se opongan pudiendo hacerlo.

Este último texto no dice que toda llamada grabada sea un delito. Dice dónde está el límite, y de qué lado te coloca el hecho de haber avisado.

Cuándo avisa la plataforma, y cuándo no

Las tres grandes plataformas de videollamadas señalan sus propias grabaciones.

Es lo que escriben Google, Zoom y Microsoft en su ayuda. Microsoft añade que, según la región, puede hacer falta la autorización de cada persona antes de grabarla.

Esas notificaciones solo se refieren a la función de grabación de la plataforma. Una herramienta externa, ya sea una extensión del navegador, un programa de captura de pantalla o una grabadora colocada sobre la mesa, no activa ninguna.

En ese caso, nadie avisa por ti. Es una razón más para decirlo, no una razón para ahorrárselo: que no aparezca ningún aviso en pantalla no equivale a un acuerdo.

Las cuatro cosas que hay que decir

Un aviso completo cabe en cuatro datos.

1. Que grabas. Sin rodeos: «grabo esta llamada».
2. Para qué. Para guardar constancia, para sacar vídeos, para formarte.
3. Quién tendrá acceso, y qué harás con la grabación. Solo tú, tu equipo, o un público si publicas fragmentos.
4. Que la persona puede decir que no. Y que eso no cambia nada en el resto de la llamada.

La autoridad británica de protección de datos, la ICO, lo resume así en sus consejos para pequeñas organizaciones: antes de grabar, di a la gente por qué grabas, qué harás con la grabación y cuánto tiempo la vas a conservar.

El momento adecuado: mejor dos veces que una

En la invitación. Una línea escrita deja tiempo para pensarlo y para negarse sin apuro. «Grabo mis llamadas de consultoría para sacar vídeos cortos de mis respuestas. Dime si prefieres que no lo haga».

Al principio de la llamada, en voz alta, antes de empezar a grabar. No a los cinco minutos, no con un «por cierto, esto se está grabando». Haces la pregunta, esperas la respuesta, y entonces grabas.

Si alguien se incorpora a la llamada cuando ya ha empezado, repítelo para esa persona.

Las frases, según la situación

Con un cliente al que conoces. «Antes de empezar: grabo nuestras llamadas para sacar vídeos cortos en los que respondo a preguntas generales. A ti no se te ve ni se te oye. ¿Te parece bien para hoy?».

Con un posible cliente, en la primera llamada. «Grabo mis llamadas de descubrimiento, solo para reutilizar mis propias explicaciones. Nada de lo que me digas se publica. Si prefieres que no grabe, dímelo, no cambia nada».

En una sesión de coaching. «Me gustaría grabar esta sesión. Solo me quedaría con pasajes en los que hablo de método, nunca de tu situación. Puedes negarte, ahora o más adelante».

Ante un grupo. «Esta sesión se graba. Publicaré fragmentos en los que se me ve responder. Quien haga una pregunta saldrá con la imagen difuminada y la voz distorsionada. Quien prefiera no aparecer en absoluto puede apagar la cámara y escribir sus preguntas».

Con un invitado cuyas palabras quieres publicar. «Grabo esta conversación para publicar fragmentos en los que aparecerás. Te enviaré cada fragmento antes de subirlo, y podrás rechazar los que quieras».

Si alguien duda o se niega

No insistas, y no grabes. Un acuerdo conseguido a base de argumentos no es un acuerdo.

Lo que sí puedes hacer es proponer lo que suele despejar la duda:

• quedarte solo con tus propias respuestas;
• difuminar a la persona y distorsionar su voz en todo lo que se publique;
• enseñarle cada fragmento antes de publicarlo;
• detener la grabación en cualquier momento, con solo pedirlo.

Y si la respuesta sigue siendo no, haz la llamada con normalidad. Tendrás otras.

Grabar no es publicar

Es la confusión más frecuente. Un acuerdo para ser grabado no es un acuerdo para ser publicado.

Dos etapas, dos acuerdos:

• el primero, antes de la llamada, para grabar;
• el segundo, antes de subir nada, para cualquier fragmento que muestre a la persona, deje oír su voz o la cite. Preferiblemente por escrito, y después de que haya visto el fragmento.

Lo que dices tú, sobre un tema general, sin revelar nada de tu interlocutor, es lo que se publica con menos complicaciones. También es lo que da los mejores clips: consulta Elegir clips de vídeo. Para los coaches, cuyo oficio se basa en la confidencialidad, hemos escrito una guía aparte.

Guarda constancia

Un acuerdo verbal existe, y no se puede demostrar. Tres costumbres sencillas:

• la línea en la invitación, que queda en los mensajes enviados;
• la pregunta hecha en voz alta una vez iniciada la grabación, para que la respuesta también quede en ella;
• un correo electrónico para cualquier acuerdo de publicación, con el fragmento en cuestión.

Qué hace Dailies y qué deja en tus manos

Dailies es una extensión de Chrome que graba las llamadas que tienes por Google Meet, Microsoft Teams o Zoom y saca de ellas shorts verticales subtitulados. Dailies entiende las llamadas en francés, en inglés y en los dos mezclados, y la interfaz de su extensión está en francés. Graba desde tu navegador, y no con la función de grabación de la plataforma: por eso avisar a tus invitados te corresponde a ti.

• Un interruptor difumina a tus invitados y distorsiona su voz en tus shorts.
• Nada se publica solo. Descargas los shorts que eliges y los subes tú.
• Tus grabaciones no entrenan ningún modelo, ni el nuestro ni el de nadie.

Lo esencial

• Dilo siempre, antes de grabar, y espera una respuesta clara.
• Cuatro datos: que grabas, para qué, para quién, y que se puede decir que no.
• La función de grabación de una plataforma avisa a los participantes; una herramienta externa no lo hace por ti.
• Grabar no es publicar: hace falta un segundo acuerdo para todo lo que muestre o cite a la persona.
• Guarda constancia por escrito.

Fuentes

• Unión Europea, Reglamento (UE) 2016/679, artículo 4.
• CNIL, definición de dato personal y grabación de conversaciones telefónicas.
• Comisión Europea, principios del RGPD.
• Légifrance, Código Penal francés, artículo 226-1, versión en vigor desde el 23 de marzo de 2024.
• Information Commissioner’s Office (Reino Unido), consejos para pequeñas organizaciones.
• Ayudas de Google Meet, Zoom y Microsoft Teams, leídas el 1 de octubre de 2026.